1
Доступно поисковых запросов: 1 из 2
Следующий пробный период начнётся: 03 апреля 2023 в 00:58
Снять ограничение

ГОСТ Р 7.0.101-2018

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования
Действующий стандарт
Проверено:  26.03.2023

Информация

Название Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования
Название английское System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Management system for records. Requirements
Дата актуализации текста 01.01.2021
Дата актуализации описания 01.01.2023
Дата издания 28.08.2020
Дата введения в действие 01.08.2018
Область и условия применения Настоящий стандарт определяет требования к СУД для оказания помощи организации в выполнении ее обязательств, миссии, стратегии и целей. Он устанавливает требования к разработке и применению политики и целей в области документов, а также содержит информацию о процессах измерения и мониторинга деятельности.СУД может быть разработана для организации или нескольких организаций, если они ведут совместную деловую деятельность. В тексте настоящего стандарта применение термина «организация» не ограничено одной организацией и также распространяется на иные организационные структуры
Опубликован Официальное издание. М.: Стандартинформ, 2020
Утверждён в Росстандарт

Расположение в каталоге ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011

     

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу


ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ


Требования


System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Management system for records. Requirements

     

ОКС 01.120

Дата введения 2018-08-01

     

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 января 2018 г. N 34-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30301:2011* "Информация и документация - Системы управления документами - Требования" (ISO 30301:2011 "Information and documentation. Management systems for records. Requirements", IDT).

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.


Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.


Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение


Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.

Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.

Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует эффективности деловой практики.

Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, разработаны для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами (СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:

a) распределением функций и ответственности;

b) систематизированными процессами;

c) измерением и оценкой;

d) анализом и улучшением.

Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующимися на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие целям организации.

Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и осознать суть общественных интересов.

Стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ. ИСО 15489, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, являются основой при проектировании, применении, мониторинге и улучшении документных процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД, если организации решают применять методологию ССМ.

________________

ИСО 15489 является основополагающим стандартом, в котором представлена наиболее эффективная практика в работе с документами.


Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на схеме 1.

Настоящие стандарты предназначены:

1) для руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;

2) работников, ответственных за внедрение СУД, специалистов по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.

     
Схема 1 - Стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, и взаимосвязанные международные стандарты и технические отчеты


На схеме 2 показана структура СУД и связь с потребителями и заинтересованными сторонами.

     
Схема 2 - Структура СУД

     1 Область применения


Настоящий стандарт определяет требования к СУД для оказания помощи организации в выполнении ее обязательств, миссии, стратегии и целей. Он устанавливает требования к разработке и применению политики и целей в области документов, а также содержит информацию о процессах измерения и мониторинга деятельности.

СУД может быть разработана для организации или нескольких организаций, если они ведут совместную деловую деятельность. В тексте настоящего стандарта применение термина "организация" не ограничено одной организацией и также распространяется на иные организационные структуры.

Настоящий стандарт применим в любой организации, которая желает:

a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;

b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;

c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:

1) выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или

2) подтверждения декларирования сторонней организацией, или

3) сертификации СУД сторонней организацией.

Настоящий стандарт может быть внедрен вместе с иными ССМ. Особенно такое внедрение является целесообразным для предоставления свидетельств совместимости требований к документации и документам, закрепленных в иных ССМ.

     2 Нормативные ссылки


В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:

ISO 30300, Information and documentation - Management systems for records - Fundamentals and vocabulary (Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь)

     3 Термины и определения


Для целей настоящего документа применяются термины и определения, приведенные в ИСО 30300.

     4 Организационная среда

     4.1 Понятие организации, ее внешней и внутренней среды


При формировании и анализе СУД организация должна принимать во внимание внешние и внутренние факторы, соответствующие организации и ее деятельности.

Выявленные и учтенные при формировании и анализе СУД внешние и внутренние факторы должны быть документально зафиксированы.

Внешняя среда организации может включать (перечень не является исчерпывающим):

a) социальную и культурную, правовую, нормативную, финансовую, технологическую, экономическую, естественную и конкурентную среды, которые могут быть представлены как на международном, так и на национальном, региональном или локальном уровнях;

b) важные факторы и тенденции, которые могут оказать влияние на цели организации;

c) взаимосвязи с внешними заинтересованными сторонами и их взгляды, ценности и ожидания.

Внутренняя среда организации может включать (перечень не является исчерпывающим):

1) руководство организации, организационную структуру, обязанности и полномочия, подотчетность (структуру подчинения);

2) политику, цели, а также стратегии их достижения;

3) потенциал организации, под которым понимаются ресурсы и знания (например, финансы, время, люди, процессы, системы и технологии);

4) информационные системы, информационные потоки и процессы принятия решений (как формализованные, так и не формализованные);

5) взаимосвязи внутри организации, организационную культуру, взгляды и ценности сотрудников организации;

6) стандарты, локальные нормативные акты и шаблоны, принятые в организации;

7) структуру и объем договорных отношений.

     4.2 Деловые, правовые и иные требования


При разработке и анализе целей управления документами организация должна учитывать деловые, правовые, нормативные и иные требования, связанные с созданием и управлением документами.

Организации необходимо оценить и документально зафиксировать деловые, правовые, нормативные и иные требования, оказывающие влияние на ее деятельность, которым она должна соответствовать и подтверждение соответствия которым обязана предоставлять.

Деловые требования включают все требования для надлежащего осуществления операций или деловой деятельности организации. Они возникают в процессе осуществления текущей деловой деятельности, планирования и развития, управления рисками и планирования непрерывности осуществления деятельности.

Правовые требования включают требования, связанные с созданием и управлением документами. Источниками правовых требований являются:

a) нормы права и судебная практика, включая законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в отдельных отраслях;

b) законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к доказательству, документам и архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных и информации, а также электронной коммерции;

c) основополагающие нормативные документы организаций, уставы или соглашения, участником которых является организация;

d) договоры и иные соглашения, которые организация согласно действующему законодательству обязана соблюдать.

Иные требования включают добровольные обязательства, выполняемые организацией:

- добровольно применяемые кодексы, отражающие передовой опыт;

- добровольно применяемые правила поведения и этики;

- идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в определенной отрасли или организации, включая качественное управление, прозрачность принятия решений, надлежащий контроль мошеннических или злонамеренных действий.

     4.3 Определение области применения СУД


Организация должна определить и документально зафиксировать область применения СУД.

Область применения СУД может включать всю организацию, отдельные функциональные подразделения организации, конкретные участки организации или одно, или несколько функциональных подразделений в рамках группы организаций.

Если СУД сформирована для одного или нескольких конкретных функциональных подразделений в рамках группы организаций, область применения СУД должна включать взаимоотношения между этими организациями и роль каждой из них.

В том случае, когда организация передает стороннему исполнителю любой процесс, влияющий на соответствие требованиям к СУД, организация должна обеспечить контроль за такими процессами. При передаче документных процессов на аутсорсинг контроль над подрядчиками и переданными на аутсорсинг процессами должен быть определен в рамках СУД.

     5 Руководство

     5.1 Обязательства руководства


Руководство должно продемонстрировать серьезность намерений по внедрению СУД и последовательность их реализации путем:

- обеспечения соответствия СУД стратегическому направлению развития организации;

- интеграции требований СУД и деловых процессов организации;

- обеспечения ресурсами для формирования, внедрения, поддержки и постоянного улучшения СУД;

- информирования о важности функционирования результативной СУД и ее соответствия установленным требованиям;

- обеспечения достижения СУД намеченных результатов;

- определения и обеспечения постоянного улучшения.

Примечание - Понятие "деловая деятельность" в настоящем стандарте использовано в широком смысле для обозначения таких видов деятельности, которые являются основными для функционирования организации.

     5.2 Политика


Руководству следует определить политику управления документами. Она должна:

- соответствовать назначению организации;

- обеспечивать основу для определения целей документирования;

- включать обязательства по удовлетворению применяемых требований;

- включать обязательства по постоянному улучшению СУД;

- быть внедрена в организации;

- быть доступна заинтересованным сторонам в установленных случаях.

В организации следует сохранять документированную информацию о политике управления документами.

Политика управления документами должна включать стратегии высшего уровня, касающиеся:

- создания и управления аутентичными, надежными и пригодными для использования документами, которые способны обеспечивать функции и деятельность организации;

- поддержки целостности этих документов в течение требуемого периода времени.

Организации должны обеспечивать информирование о политике управления документами и ее применении на всех организационных уровнях, а также во всех подразделениях или для всех других лиц (таких как партнеры или внештатные сотрудники), работающих на организацию либо от ее имени.

     5.3 Организационные функции, обязанности и полномочия

5.3.1 Общие положения

Руководство должно обеспечивать определение и распределение ответственности и полномочий в области управления документами, а также их доведение до сотрудников всей организации, ее структурных подразделений или до индивидуальных лиц, работающих на организацию либо от ее имени. Обязанности должны быть надлежащим образом распределены между всеми сотрудниками согласно соответствующим функциям и уровням организации, в частности между руководством, руководителями проектов, документоведами (специалистами в области управления документами), ИТ-специалистами, системными администраторами и иными должностными лицами, в обязанности которых входит создание документов и управление ими.

Инициатива о внедрении СУД должна исходить от представителя руководства (руководителя направления). Если необходимо, в соответствии с размером и сложностью организации и ее процессами управления документами отдельно может быть назначен специалист по оперативному управлению документами с надлежащей подготовкой и обладающий соответствующими полномочиями. Распределение обязанностей и их иерархия должны быть документально зафиксированы.

5.3.2 Обязанности руководства

Из состава руководства необходимо назначить должностное лицо (уполномоченного представителя), которое, независимо от наличия других обязанностей, должно обеспечивать:

a) формирование, внедрение, поддержку СУД в соответствии с требованиями настоящего стандарта;

b) информирование о СУД сотрудников всей организации;

c) распределение надлежащим образом определенных функций и обязанностей и необходимую квалификацию сотрудников, выполняющих эти функции.

Примечание - Обязанности могут быть возложены на конкретное должностное лицо или группу лиц в зависимости от сложности структуры организации.

5.3.3 Оперативное управление

Руководство организации должно назначить должностное лицо для осуществления оперативного управления документами (оперативного руководителя), в функции, обязанности и полномочия которого входят:

a) внедрение СУД на операционном уровне;

Закупки не найдены
Свободные
Р
Заблокированные
Р
Роль в компании Пользователь

Для продолжения необходимо войти в систему

После входа Вам также будет доступно:
  • Автоматическая проверка недействующих стандартов в закупке
  • Создание шаблона поиска
  • Добавление закупок в Избранное