Закупка оргтехники регулярно проводится различными организациями и предприятиями, так как техника, принтеры, МФУ, вычислительные устройства выходят из строя при интенсивном использовании и требуют замены и ремонта. Организация закупок оргтехники и поставка расходных материалов для оргтехники регулируются законодательно и подразумевают наличие определенных ограничений. Согласно нормам 44 ФЗ, существуют ограничения на закупку оргтехники, произведенной на территории зарубежных стран, не входящих в ЕАЭС, в формате торгов. ПП РФ 968 2016 г. также установлены некоторые ограничения, обязательные для исполнения при организации закупок оргтехники.
При проведении торгов или аукциона поставщикам отечественной продукции необходимо руководствоваться законодательными нормами и в перечне других документов в обязательном порядке представлять документальное подтверждение того, что предложенная техника произведена в России. При закупках расходных материалов, картриджей, тонеров и других сопутствующих изделий может приобретаться как оригинальная продукция, выпущенная теми же производителями, у которых закуплена техника, так и совместимая продукция, со схожими характеристиками, подходящая для применения на конкретных моделях принтеров и МФУ.
Заказчики подбирают наиболее подходящее для сотрудничества предложение о поставке оргтехники и расходных материалов к ней посредством выбора на специальном электронном сервисе по результатам анализа следующих основных критериев: