Для более подробного ознакомления вы можете скачать файл с инструкцией для сервиса "Цифровые коммерческие предложения"
Создавайте запросы коммерческих предложений и отправляйте их неограниченному кругу поставщиков по всей стране. Работайте с проверенными поставщиками и находите новых. Отслеживайте статус запроса. Собирайте предложения и используйте их для расчета НМЦК
Для начала формирования запроса КП необходимо нажать на «Создать запрос КП». При клике открывается модальное окно «Название запроса КП» в котором необходимо указать его название. Создавать запросы КП возможно, как вручную, так и выбрав ранее сохраненные черновики. При клике на «Выбрать черновик» открывается модальное окно выбора черновиков, в котором указано его название, а также список ранее добавленных позиций. Черновик в сервисе сохраняется автоматически
На первом шаге необходимо указать наименование товара, работы или услуги, в соответствии с которым сервис автоматически подбирает релевантные коды ОКПД2 и КТРУ. В поиске используются только действующие коды ОКПД2.
Единицу измерения можно указать вручную, и при выборе КТРУ данное поле заполняется автоматически. Количество – указывается пользователем исходя из потребности Адрес поставки – заполняется пользователем самостоятельно, возможен выбор значений только из выпадающего списка Дополнительно пользователь может указать необходимые функциональные характеристики (потребительские свойства) товара. Есть возможность добавить множество файлов к позиции запроса КП. Ограничение по количеству файлов: 6 файлов для каждой позиции. Ограничение по общему размеру файлов (для всего КП в целом): 50 мб.
Дополнительно предоставлена возможность сконфигурировать самостоятельно необходимое количество и параметры требуемых полей запроса КП. Для этого необходимо воспользоваться «Конструктором полей». В режиме конструктора полей пользователь может производить действия с полями:
- Добавить новые поля
- Изменить заголовки добавленных полей
- Изменить порядок добавленных полей и поля примечание с помощью находящейся слева кнопки в виде шести точек.
- Удалить добавленные поля После нажатия кнопки сохранить появляется окно с предложением создать шаблон запроса КП, указав его наименование, или продолжить формирование запроса КП без создания шаблона.
Пользователь может скачать Excel шаблон запроса КП, заполнить его и загрузить на площадку. * - отмечены обязательные для заполнения поля. Шаблон Excel содержит перечень полей:
- Наименование товара, работы или услуги*
- Количество*
- Ед.измер*
- Адрес поставки*
- Функциональные характеристики (потребительские свойства)
- КТРУ
- ОКПД2
- Примечание
Пользователь может добавлять свои характеристики для позиции запроса КП после столбца I. После загрузки шаблона отображается окно со всеми позициями, и если не были заполнены обязательные поля или были допущены ошибки, изменения можно внести в самом сервисе, не возвращаясь при этом в файл. Редактирование позиции происходит через нажатие на иконку карандаша и дублирует первый шаг создания позиции
После заполнения всех необходимых полей, пользователь нажимает «Сохранить». В правом нижнем углу появится подсказка, о том что позиция добавлена в запрос коммерческого предложения. В табе «Предпросмотр запроса коммерческого предложения» отображаются все добавленные позиции запроса коммерческого предложения. Позиции можно отредактировать, дублировать или удалить. А также отображаются все ранее добавленные характеристики.
На втором шаге необходимо задать ряд дополнительных параметров для сформированного запроса КП. Обязательное указание поставщиком цены на все позиции запроса коммерческого предложения - в случае, если данная настройка будет включена, то поставщик при ответе на данное КП обязан будет указать цены на все ТРУ (в случае, если их несколько). Предоставить контактные данные поставщику для уточнения информации – Контактные данные будут предоставлены только тем поставщикам, которые взяли в работу запрос КП. Данные можно выбрать из справочника. По умолчанию отображаются данные из профиля организации, либо можно добавить новый контакт с обязательным подтверждением номера телефона ИЛИ электронной почты. Срок ответа на запрос КП - пользователь указывает дату, до которой хочет получать КП. По истечению срока ответа статус КП становится «Архивным» и ответить на него невозможно. При клике на «Печатная форма» появляется модальное окно с просмотром pdf файла запроса КП.
После указания всех дополнительных параметров, для отправки запроса КП пользователь нажимает «Отправить запрос КП». После успешной отправки запроса КП отображается окно с подтверждением.
Запрос коммерческого предложения будет размещен в открытом доступе на площадках РТС и ОТС и доступен всем поставщикам.
Поставщики смогут ответить на Ваш запрос КП на платформе ОТС (https://otc.ru). Опубликованный запрос КП отображается в OTC в разделе https://otc.ru/search/zakaz/ с учетом выбранного способа проведения «Запрос коммерч. Предложения».
Отслеживать все запросы КП возможно непосредственно в сервисе, перейдя в «Мои запросы КП». Во вкладке «Отправленные запросы КП» поиск запроса коммерческого предложения происходит по номеру или наименованию запроса КП.
Есть возможность отфильтровать все запросы по статусу:
- Активные запросы коммерческих предложений
- Архивные запросы коммерческих предложений
- Отмененные запросы коммерческих предложений
По умолчанию установлена сортировка по дате отправки (от более новых к старым). Доступные виды сортировок:
- по дате отправки
- по дате ответа (по сроку окончания подачи КП на запрос КП)
- по количеству полученных КП
Ниже отображаются все запросы КП, с их статусами, наименованием, датой отправки и датой ответа на запрос КП, с возможностью в разрезе каждого запроса формировать отчет (протокол) с фиксацией всех основных действий. , а также кол-вом полученных и просмотренных КП
При клике на «Наименование запроса КП» открывается детальная страница просмотра запроса КП. Указывается вся информация о размещенном запросе, при нажатии на «Просмотреть запрос КП» появляется модальное окно с печатной формой запроса КП.
Отменить запрос КП можно после его публикации и до истечения срока подачи КП. После нажатия кнопки "Отменить запрос КП" появляется модальное окно. После отмены запроса КП пользователь остается на странице этого запроса КП на которой добавляются сведения об отмене запроса КП с датой и временем (МСК) совершения действия отмены. Для отменённых запросов КП сохраняется возможность работать с ранее полученными КП и использовать его для расчета НМЦК. Дополнительно указывается ссылка, которая ведет на страницу запроса КП в ОТС.
На детальной странице запроса КП ниже отображаются коммерческие предложения, с информацией о наименовании поставщика и запроса КП, датой получения и кол-ве позиций с ценой. При клике на «Наименование поставщика» открывается детальная страница поданного выбранным поставщиком коммерческого предложения. Отображаются все сведения о поставщике, его контактные данные, общая стоимость и комментарий поставщика. При клике на «Скачать файл» - скачивается файл полученного коммерческого предложения от поставщика. Ниже отображаются все позиции коммерческого предложения. Дисклеймер «Отображать только позиции с ценой» отсортирует все позиции и покажет только те, на которые поставщик предоставил цены. По каждой позиции доступно наименование, общие сведения и сведения о цене. При клике на «Все характеристики» раскрывается полный перечень подробных характеристик по позиции.
Кнопка «Перейти к расчету НМЦК» - отображается по истечению срока подачи КП или если запрос КП был отменен. Полученные цены Вы сможете использовать для расчета НМЦК. При нажатии на «Перейти к расчету НМЦК» осуществляется переброс в сервис «Обоснование НМЦК». На 1 шаге отобразятся все позиции из запроса КП, с уже автозаполненными полями, а на 3 шаге «Отбор цен для расчета» необходимо перейти во вкладку «Коммерческие предложения». Во вкладке «Сервис запроса коммерческих предложений» будут видны позиции из запроса КП, которые возможно добавить к дальнейшему расчету «Обоснования НМЦК»
Дополнительно имеется возможность создавать и работать в дальнейшем с готовыми шаблонами. По кнопке «Создать шаблон» открывается странице, на которой пользователь может добавить поля, которые в дальнейшем при создании запроса КП из шаблона отобразятся автоматически.
При клике на «Добавить новое поле» будет добавлено поле, в котором необходимо указать его наименование. После добавления всех необходимых полей, нажать кнопку «Сохранить», и предварительно указав наименование нового шаблона нажать «Сохранить новый». Появится окно с информацией о том, что шаблон был успешно сохранен. Все шаблоны можно найти, перейдя по кнопке «Мои шаблоны КП», откуда можно сразу перейти на страницу создания нового запроса КП. Стоит также обратить внимание, что при создании запроса КП также возможно использовать ранее сохраненные шаблоны нажав на «Выбрать шаблон», после чего откроется модальное окно со всеми шаблонами.